Avhengig av sakens omfang innhenter og gjennomgår tilsynsmyndigheten all dokumentasjon fra de tjenester som er omfattet av klagen. Ansatte med kjennskap til de aktuelle fagområdene går gjennom journalene. Eksempler på spørsmål som stilles ved gjennomgang av journaler:

• Når nevnes aktivitet fra andre tjenester? (Eksempel: medisinutdeling.)
• Hvilke kontakter har tjenestene med hverandre? (Eksempel: telefon fra fastlege.)
• Når overtas ansvaret av andre? (Eksempel: innleggelse i institusjon eller utskrivelse fra institusjon.)
• Er det viktig informasjon som ikke når fram? (Eksempel: innkallelse til poliklinisk samtale.)

«Det gode forløpet innen psykisk helse kjennetegnes av at det ikke kan organiseres etter en behandlingskjede-metodikk. Tjenestene må være fleksible, tilgjengelige og nettverksorienterte».

Forløp er en beskrivelse av hvordan og eventuelt hvorfor de psykiske problemene har oppstått. Hvordan møtet med helsetjenesten har artet seg og hvilken virkning hjelpen har hatt for den som eier utfordringene. Et forløp må sees i sammenheng med livsløpet – før, under og etter at problemene har oppstått, samt hvordan tjenestene har innvirket på brukerens mestringsevne i tidsrommet.

Mennesker med alvorlig psykisk lidelse og/eller rusproblem må bli møtt av et koordinert tjenesteapparat, med tilbud preget av kontinuitet, uavhengig av hvem som yter tjenestene. Brukerinvolvering i planlegging og gjennomføring er et overordnet prinsipp. Tilbudet må være samordnet, fleksibelt, tilgjengelig og nettverksorientert.

Kilde: Helse- og omsorgsdepartementet, 2009: Forløpsgruppe Psykisk helse.