Endret: 17. mars 2017
Hender sammen team

FELLES FAGLIG PLATTFORM: Vi trenger gode måter å dele kunnskap og erfaringer på. Ellers kan ting fort bli tilfeldig. Praksisbeskrivelser bør bli en del av arbeidskulturen, mener Even Øiestad.

Praksisbeskrivelser - dokumentasjon som drar oss videre

Praksisbeskrivelser - dokumentasjon som drar oss videre

Kan dokumentasjon av hvordan vi utøver vår egen praksis påvirke kvaliteten av arbeidet? Hva skjer når vi må formulere hva vi faktisk gjør og hva som virker?

Vi sier ofte "slik gjør vi det her" eller "vi gjør det sånn fordi slik har vi alltid gjort det". Som oftest er det gode grunner for å gjøre det akkurat på denne måten. Men noen ganger kan slike påstander være lite utviklende. 

Når noen har gjort en god jobb er det viktig å anerkjenne det. Vi kan si "bra jobba" eller "denne utfordringen løste du fint". Vi inspirerer hverandre og spiller hverandre gode. Men det hjelper ikke vår faglige utvikling hvis vi ikke definerer hva som faktisk er bra. 

Praksisbeskrivelser

Praksisbeskrivende tekster beskriver alt fra hvor bilnøkkelen henger til beskrivelser av praktiske regler og rutiner, miljøterapeutiske målsettinger og virkemidler, refleksjoner og tanker vi bør ha med oss inn i pasientsamtaler, osv. De ferdige tekstene bør være så beskrivende at de kan brukes både i opplæringsøyemed og som bevisstgjøring av egen praksis. 

Personalet som driver miljøterapi på psykiatriske døgninstitusjoner er sammensatt av personer med forskjellig erfaring, utdanning og bakgrunn. Ansatte rekrutteres fra forskjellige fagmiljøer og har sin opplæring fra ulike tidsepoker. Mange er deltidsansatt med en løsere tilknytning. Det benyttes ufaglærte med stor menneskelig kompetanse, men med lite faktisk kunnskap om faget som utøves.

Vi er altså en broket forsamling som sammen skal ivareta pasientens behov for profesjonell behandling. Dette krever at vi greier å samles om en felles faglig plattform og en felles forståelse av hva vi gjør, og hvorfor. Her kan gode praksisbeskrivelser spille en viktig rolle.

VIKTIG Å FORSTÅ: Praksisbeskrivelser er ikke tekster som handler om enkeltpasienter. Tekstene skal ikke inneholde noen form for sensitiv informasjon, noe som kan identifisere enkeltpersoner eller noe som bryter med taushetsplikten og personvernbestemmelsene. 

Grunnlag for diskusjoner og faglig utvikling

En tekst som beskriver en spesiell handlemåte kan være veldig god å ha når nye koster til stadighet kommer inn og skal endre på det vi opplever at fungerer. På den andre siden kan akkurat den samme teksten være viktig for å avdekke behov for endring. Noen gamle "gode" rutiner går faktisk ut på dato innimellom.

Beskrivelse av gjeldende praksis er viktig som diskusjonsgrunnlag for endring og utvikling.

Hånd i hånd med kvalitetssystemet

Kvalitetsdokumenter er ledelsens verktøy for å sikre god kvalitet i alle ledd. De beskriver organisasjonen, prosedyrer og retningslinjer. Dokumentene er gjerne organisert i et tilrettelagt kvalitetssystem tilgjengelig på PC. Jo større organisasjonen er jo mer omfattende er kvalitetssystemene. Dokumentene blir ofte formelle og er skrevet og godkjent av personer som ofte befinner seg langt unna arbeidet "på gulvet".

Praksisbeskrivelser er annerledes enn de formelle kvalitetsdokumentene på den måten at det er avdelingens egne tekster. Det som skrives er ikke nødvendigvis en beskrivelse av en omforent sannhet, men kan også være innspill til å jobbe mot dette. Uansett er det viktig at teksten referer til eksisterende kvalitetsdokumenter der dette er relevant. På denne måten hjelper det leseren til å orientere seg i kvalitetsdokumentenes funksjon og hva som faktisk er gjeldende prosedyrer og rutiner. Praksisbeskrivende tekster beskriver det vi faktisk gjør i motsetning til kvalitetsdokumenter som definerer og legger føringer for hvordan vi skal gjøre det. Omformulert til det velkjente begrepet «kart og terreng» kan man si:

  • Kvalitetsdokumenter tegner et kart av terrenget slik det er bestemt at terrenget skal se ut. Tekstene legger føringer for hvordan vi skal gjøre tingene.
  • Praksisbeskrivelser tegner et kart av terrenget slik det faktisk ser ut til enhver tid. Tekstene gir oss nyttig informasjon om hvordan vi faktisk gjør ting og hjelper oss å se hva vi eventuelt bør endre og hvordan vi kan utvikle oss og dra veksler på hverandres erfaring og kunnskap.

Hvorfor dokumentere det vi allerede kan?

Vi trenger gode måter å dele kunnskap og erfaringer på. Ellers kan ting fort bli tilfeldig. Når noen drar på kurs blir de sjelden avkrevd å dele det de har lært. Når vi gjør oss gode praktiske erfaringer deles disse gjerne en-til-en, med de som spør, eller i beste fall i vaktlaget. De som ikke var der blir ikke en del av det.

Levende dokumenter

Dokumentasjon av egen praksis er en kontinuerlig prosess. Ved å føre i pennen hva vi faktisk gjør tvinger vi oss selv til å formulere ting vi kanskje ikke er bevisste nok på eller nødvendigvis ikke helt enige om. Eller vi har forskjellige erfaringer eller bare er forskjellige, som begge deler bidrar til at vi gjør ting forskjellig. Noen ganger er det bra å gjøre ting på forskjellige måter. Andre ganger er det viktig at vi alle gjør likt. Uansett, det viktigste er at vi vet når vi gjør hva. Skriftlige formuleringer av dette hjelper oss til å forstå, diskutere og beslutte.

Praksisbeskrivelser er tekster som alltid vil være gjenstand for ytterligere nyanseringer og forbedringer. Jo mer dokumentene «lever» i form av at de blir lest, brukt, diskutert og revidert, jo bedre sjanse har vi til å lykkes med å kontinuerlig være gode og faglig utvikle oss både individuelt og som helhetlig personalgruppe.

Hvis tekstene ikke lenger beskriver hvordan vi faktisk gjør tingene må vi ta stilling - Enten må vi forandre teksten elles så må vi forandre det vi gjør. "Kart og terreng" skal stemme.

Hva skal til?

I et arbeidsmiljø som ikke er vant til å dokumentere egen praksis kan det sitte langt inne å få dette til. Motstanden går på mange ting. Vanskelig å pålegge kollegaer flere oppgaver i en hektisk hverdag. Usikkerhet rundt egen evne til å formulere seg godt nok. Uvilje til å synliggjøre mangler og uenigheter. Man kvier seg for å «risse ting i stein» da det medfører et økt ansvar. For allikevel å komme i gang er det noen forutsetninger som bør være på plass.

Noen Ildsjeler

For å komme i gang trenger man noen som går foran som «primus motor». Det kan være greit å ikke være alene om dette. Dessuten er det mer inspirerende å være flere som jobber sammen om tekstene. Og du slipper å stå alene og forsvare innholdet.

Forankret i ledelse

Beslutninger om hvordan vi skal utøve vår praksis involverer ledelsen. Det samme må nødvendigvis også gjelde for hvordan vi beskriver gjeldende praksis. Det er en umulig oppgave å lede et fagmiljø uten å ha siste ordet i hvordan praksis både utøves og beskrives.

Etter hvert som fagfeltet utvikler seg vil også beskrivelser av gjeldende praksis bli gjenstand for diskusjoner og tydeliggjøre endringsbehov. Forandringer og endringsarbeid som ikke er forankret i ledelsen har ingen pondus og renner fort ut i sanden.

Elektronisk Plattform

Med dagens teknologi er det naturlig at praksisbeskrivende dokumenter lagres og gjenfinnes elektronisk. En mappestruktur på en felles server er et minimum for å dele dokumenter. Men dette gir mange begrensninger.

Ideelt sett bør praksisbeskrivelsene gjøres tilgjengelige i et dataprogram. Det mest vanlige i dag er webløsninger med innebygget tilgangskontroll, håndtering av revisjoner og gode søkefunksjoner som et minimum. En webløsning gjør dokumentene tilgjengelige der du er, dvs. både via PC og mobile enheter (nettbrett/telefon). I en webløsning vil du alltid lese siste godkjente versjon. En moderne webløsning gir ledelsen mulighet til å påvirke og tilslutt godkjenne tekstene før de gjøres tilgjengelige for alle (publisering).

Viktigst å komme i gang

Det viktigste er å lage praksisbeskrivelser. For å komme i gang kan lagring i en felles mappestruktur på en server være mer enn godt nok. Behovet for en bedre teknisk løsning vil bli tydeligere etterhvert som man ser nytten av gode og oppdaterte praksisbeskrivelser.

Skrivekurs NAPHA/SPoR

Denne kronikken er den tredje i en serie artikler fra skrivekurset NAPHA holder i 2017 i samarbeid med Sykepleierforbundets faggruppe for psykisk helse og rus.

EVEN ØIESTAD (Foto: Ragnhild Krogvig Karlsen/NAPHA)
Om forfatteren

Even Øiestad er opprinnelig utdannet barnevernspedagog men arbeider i dag som miljøterapeut i akuttpsykiatrien, akutt døgn psykose, Sykehuset i Vestfold. Han har tidligere erfaring fra barneverntiltak i privat sektor. Her er dokumentasjon av egen praksis en selvfølge og nødvendig for i det hele tatt å være godkjent aktør av myndighetene.

 

Kommenter:

Mer om

dokumentasjon kompetanseutvikling faglig.kvalitet debattinnlegg

Les også

Ingen treff...
Aktuelt
Siste fra Kunnskapsbasen