To ord blinker stort mot oss fra storskjermen i konferansesalen på Gardermoen. Dette er begrepene fagfolk umiddelbart og ofte forbinder med FIT (KOR). Brukermedvirkning og Tilbakemelding.

Da Kenneth Haugjord og Ann Birgithe Eikhom delte sine erfaringer fra FIT-implementering i Kristiansand med alle som deltok på parallelsesjonen på Nasjonal nettverkssamling for psykologer i kommunene 2017, startet de med en uformell test av forsamlingens kunnskaper. De brukte Menti.com (et Kahoot-lignende leken måling). De neste ordene som strømmet ut fra mentimeterknappene var ærlighet, justering, medvirkning, dialog og kvalitet. Til sammen forteller dette knippet av assosiasjoner om potensialet som ligger i Feedback-informerte tjenester.

— Systematisk bruk av Feedback-informerte tjenester (FIT) kan gi oss et bilde på hvor gode tjenester vi egentlig tilbyr. Vi snakker her om både om et klinisk verktøy og et evalueringsverktøy, sier Kenneth Haugjord, som er psykolog og rådgiver i Kristiansand Kommune.

Motstand krever ledelse

Haugjord har hatt det faglige ansvaret for implementering av feedbackinformerte tjenester i Kristiansand. Det er fem år siden de begynte med FIT som et virkemiddel for likeverdige roller.

— De ansatte var ikke entydig positive til verktøyet i starten. De så ikke så nytten, FIT ikke passet med arbeidsformen, og verktøyet ville medføre merarbeid, var noen av innvendingene, sier Haugjord.

Han understreker hvor avgjørende det var at leder av tjenestene hadde innsikt i hva FIT er og støtter prosessen. Forankring i ledelse, er en forutsetning for å lykkes.

Entusiasme og oppfølging over tid

Forskning fremhever betydningen at implementeringsprosessene følges tett, og over tid. Kjell Arne Røvik, professor ved institutt for sosiologi, statsvitenskap og samfunnsplanlegging ved Universitetet i Tromsø har skrevet om dette i boka Trender og translasjoner, som jeg tidligere har omtalt på napha.no .

Den som er ansvarlig for prosjektet, og har stor tro på ideen eller prosjektet, må ikke slippe grepet for tidlig. En hyppig forekommende feil i implementeringsprosesser, er at den som ledet implementeringen initialt trekker seg tilbake for tidlig. Årsaken kan være nye ideer, eller oppgaver som tar plass, eller at ressursene ikke strekker til for å få ny praksis inkludert i ordinær drift.

Kenneth Haugjord har fulgt prosessen uten å gi slipp. Opplæring, veiledning og rådgivning har vært noen av oppgavene. Tett kontakt med tjenestene, og lydhørhet til deres utfordringer har vært sentralt. Samtidig har det vært viktig å holde fast ved overbevisningen om at systematisk tilbakemelding vil bidra til å utvikle tjenestene.

Implementeringslitteraturen framhever også betydning av å ha respekt og oppmerksomhet mot eventuelle konflikter mellom den nye metoden som skal implementeres, og verdiene i tjenesten.

Se ildsjelene!

Haugjord bekrefter han entusiastisk og faglig har fulgt tjenestene tett, men peker samtidig på at det ikke er nok at han har et ansvar for motivere tjenestene. Flere ildsjeler, representert av fagfolk ute i tjenestene som har tro på FIT, har vel så mye bidratt til at de har lyktes i Kristiansand.

Nettopp det å identifisere entusiastiske og endringsvillige ansatte i tjenestene, er anbefalt i faglitteraturen om implementeringsstrategi.

Eikhom, som leder FIT-veiledning i Kristiansand er en av disse ildsjelene. Og ute i tjenestene er det flere som har tro på FIT, og som motiverer, veileder og støtter kollegaer. Vågsbygd er for eksempel så heldig å ha noen som gløder.

Kompetanseheving

— Systematiske og bevisste tiltak for å heve kompetansen i tjenestene har vært en av suksessfaktorene fortsetter Haugjord.

Flere fagdager, hvor kapasiteter på fagfeltet har besøkt Kristiansand, har vært viktig for motivasjon og faglig vekst. Birgit Valla, leder for Stangehjelpa og Scott Miller, som sammen med Barry Duncan er en av de amerikanske opphavsmennene til verktøyet, har besøkt tjenestene i Kristiansand flere ganger. Å holde oppe entusiasmen for FIT har vært viktig for oss, sier Haugjord.

Fagutvikling i nettverk

— Å jobbe sammen med andre, og ha noen å utvikle seg sammen med er viktig, forteller Haugjord og Eikhom.

Tjenesten har arrangert samlinger for erfaringsdeling, hvor nabokommunene har vært invitert. I FIT-nettverket i Agder er Kristiansand og Arendal kommet lengst i implementering av FIT. Kommunene Songdalen, Søgne, Lillesand, Vennesla og Grimstad deltar sporadisk på møter i nettverket. Universitetet i Agder, Spesialisthelsetjenesten og Fylkesmannen er viktige bidragsytere i nettverket.

— I FIT-nettverket engasjerer vi hverandre, deler erfaringer og kunnskap og veileder hverandre.  Eikhom kaller det som skjer i FIT-nettverket for «lavterskel-fagutvikling på høyt nivå», forteller Haugjord og Eikom.

Støtte fra universitetet og Fylkesmannen

— Støtten fra Universitetet i Agder og Fylkesmannen har vært avgjørende for å få til en vellykket implementering, sier Haugjord.

Universitetet har bidratt inn i fagdager og har satt systematisk tilbakemelding på timeplanen for masterutdanningen i psykisk helse. Fylkesmannen i Agder har støttet FIT-satsingen både faglig og økonomisk.

Tydelighet og tid

Tålmodighet, og å jobbe parallelt med ulike strategier har vært viktig, forteller Haugjord.

I tillegg til at ledelsen må være tydelig på at FIT skal brukes i alle enheter, så må en ta vare på- og lytte til engasjement ute i tjenestene. En må jobbe parallelt, over tid, for å få det til å vokse og gro.

Å rulle en snøball

Snøballmetoden er Eikhoms metafor på prosessen. De har rullet FIT-ballen i Kristiansand større og større ved å ta med de tynne lagene av positiv erfaring og engasjement, noe som til slutt har blitt en stor og solid FIT-ball.

— Men, en kan ikke rulle snøballen uten at det har snødd litt, presiserer Eikhom.

Veiledning er en forutsetning

Systematisk veiledning av fagfolkene har vært sentralt i implementeringen av FIT, forteller Haugjord og Eikhom.

Så langt har Kristiansand bare to FIT-veiledere, og har derfor bare kapasitet til gruppeveiledning. Målet er å øke veilederkapasiteten, slik at alle i tjenesten får individuell FIT-veiledning. 

Systematisk trening av den enkelte terapeut kan være neste steg. Med en veiledersamling i januar 2018, håper de å mangedoble veiledningsinnsatsen.

Tid og rom til å øve 

Veiledning gir faglig utvikling og inspirasjon, men også frustrasjon for helsearbeiderne, forteller Eikhom.

Det er viktig å gi rom for å øve på å bruke verktøyet, en-til-en. En blir da mer trygg, noe som er en forutsetning for å lære.  

— Jevnlige øvinger på presentasjon av verktøyet, i form av rollespill har opplevdes nyttig av psykisk helsearbeiderne, sier hun.

Hva er status?

Og, etter fem år – hva er status for FIT-satsinga i Kristiansand (på slutten av 2017)?

— Det er etablert en åpenhet for å evaluere i tjenestene-  en såkalt «evalueringskultur». Veiledning er sentralt i den sammenheng, og utvidelse av tilbudet om veiledning vil være viktig framover.  Jeg opplever allerede at tjenesten høster frukter av å bruke FIT systematisk. Rask psykisk helsehjelp har fra å være finansiert av tilskudd fra helsedirektoratet gått over i drift i ommunale tjenester. FIT-resultatene har vist at tilbudet har virket, noe som har vært medvirkende årsak til at RPH nå er over i drift, forteller Haugjord.

Noen utfordringer:

Basert på erfaring kan Kenneth Haugjord og Ann-Birgithe nå fortelle om utfordringene med å implementere FIT (KOR):

• Det kan være utfordrende for ei personalgruppe å bli kontinuerlig evaluert, både positivt og negativt. En må jobbe bevisst, over tid, for å få til en kultur hvor tilbakemelding er positivt.
• Det ei utfordring å få prioritert veiledning høyt nok i en travel hverdag.  Ledelsesforankring, og støtte på at veiledning skal prioriteres er nødvendig.
• Økonomiske ressurser til kompetanseheving, og ressurser til å kjøpe nettbrett og lisenser til alle medarbeidere er en forutsetning for å få fullt utbytte av FIT.
• Det er et stort og uutnyttet potensial for bruk av innsamlede FIT-data til analyse og helseplanlegging Forskning på FIT er absolutt en vei å gå.