Tilbakemeldingskultur må vektlegges framfor skjema

Tilbakemeldingskultur må vektlegges framfor skjema

Praksiseksempel / Publisert: 21. september 2021.   Endret: 22. september 2021

I Fredrikstad har alle 14 avdelinger et pågående arbeid med å implementere en tilbakemeldingskultur. Det er en prosess som går opp og ned, frem og tilbake – men kursen holdes fast av ledelse, ressurspersoner og ildsjeler, med systematisk jobbing, prøving og feiling.

Gruppebilde Morten Kine Rino Hanne - automatisk forbedret

Det å utvikle en tilbakemeldingskultur på arbeidsplassen er nødvendig for å anvende tilbakemeldingsverktøy på en god måte. Her fra venstre: Morten Beiermann, Kine Norbom, Rino Mossik, Hanne Grelland. Foto: Edel Agathe Ginie Lunde Myrvold

Det å utvikle en tilbak...

– Vi jobber i endringsbransjen, men hvor villige er vi til å endre oss selv?

Det er Rino Mossik som jobber 50 prosent i Fredrikstadhjelpa med klienter, og 50 prosent med implementering av tilbakemeldingskultur i hele etaten Friskliv og mestring, som stiller spørsmålet.

Han og kollegaene legger vekt på at det er ingen strak vei fremover, men at det hjelper å holde fast på ønsket om å få en kultur der tilbakemelding fra brukerne verdsettes og anvendes, både i den individuelle hjelpa, men også etter hvert i tjenesteutviklinga.

De snakker mye om deres egen vilje til endring i avdelingen, om hva de er trygge på og ikke, og forsøker å utvikle en kultur der en er trygg nok til å uttale seg og snakke om ting.

– Eksempelvis er det jo hos de fleste en idé om hvor gode alle de andre er, og dette med å håndtere et digitalt verktøy kan også være en sperre, sier Mossik.

Klare føringer fra etatssjef

Mossik fattet interesse for FIT/KOR i 2010 da han jobbet utredningsenheten i spesialisthelsetjenesten. I 2015 dro han med seg verktøyet da han startet i Fredrikstad kommune, som hjalp han å finne målsetning og motivasjon sammen med brukeren. På det tidspunktet forsto han ikke kraften og hensikten med Alliansekrakken, og frem til 2019 brukte han kun papirversjon.

I 2019 kom det en omorganisering og gode, klare føringer fra ny etatssjef, om at dette skal vi gjøre!

Et pilotprosjekt ble startet, som omfattet Rask Psykisk Helsehjelp (RPH) i tillegg til Fredrikstadhjelpa. De kom kjapt i gang med selve verktøyet, og opplevde at det var enkelt for de som satt i én til én samtaler.

– For oss i RPH ble det en ny giv, og det utvidet horisonten vår, sier Hanne Grelland, ressursperson i RPH.

Viktig forstå hensikten med å få tilbakemelding, og å ønske den

Hva med motstand, typ at enda noe nytt kommer «ovenfra»?

– Vanlige reaksjoner på implementeringen av tilbakemeldingsverktøy og kultur er: «Men dette gjør vi jo allerede», sier Kari Duesten, musikkterapeut i avdeling Læring og Mestring.

– Man kan da tenke at det er unødvendig ressursbruk, eller tenke at det ikke er et problem siden vi allerede gjør mye av dette fra før. Det siste er definitivt mer konstruktivt, men det er selvsagt også viktig at ressursbruken er meningsfull, sier Duesten.

– Det som eventuelt blir «tredd nedover oss» er jo at du skal høre med de du skal hjelpe, om det hjelper! sier Grelland.

– Uansett, vi bare hoppa ut i det, som har gjort at veien på noen strekk ble lengre og mer humpete enn den kunne ha vært, men vi har hatt nytte og lærdom av alt, sier Mossik. De ble også noe forhindra av Covid 19, da hjemmekontor kompliserte implementeringa noe.

Ha fokus på selve tilbakemeldingskulturen

De har blant annet lært at de burde startet med et enda sterkere fokus på selve tilbakemeldingskulturen, med hensikten. De ansatte må få dette under huden og eie det – jo tryggere du er på å presentere formålet og hensikten med tilbakemeldinger for brukeren, dess større sjanse er det for at det blir bra; at brukeren gir ærlig tilbakemeldinger som kan forbedre alliansen og hjelpa som gis, ut fra brukerens ønsker.

– Dersom jeg i dag var leder i en kommune med lite ressurser og skulle utvikle en tilbakemeldingskultur, ville jeg ha brukt pengene til å leie inn en dyktig veileder på gruppekonsultasjon. Her trener en for eksempel på det å gi nyttige tilbakemeldinger, og å få frem nyttige tilbakemeldinger, som er hjertet i tilbakemeldingskulturen, sier Mossik. – Kanskje en ikke har snakka om det som skaper allianse?  

Det må beregnes ekstra tid og penger

Det er ressurspersoner i hver avdeling som altså har tilbakemeldingskultur som en viktig del av jobben sin, samt at tid og penger blir satt av til blant annet konsultasjon (tidligere veiledning), kompetanseheving og jevnlige implementeringsfagdager.

– Eksempelvis har vi i Fredrikstadhjelpa satt av to timer hver tirsdag til felles å jobbe aktivt med tilbakemeldingskulture: Én time til gruppekonsultasjon og én time til øvelser, undervisning, undringer og drøftinger. Vi har nå mer vekt på tilbakemeldingskultur og mindre vekt på verktøyet. Det er VI som er kulturen! 

– Disse samlingene tar utgangspunkt i tilbakemeldingene som alle ansatte ble oppfordret til å gi i vår, om prosessen så langt, sier Mossik.

Disse tilbakemeldingene resulterte blant annet i FIT-trappa, som er trinnene de skal gjennomgå i etaten med jevne mellomrom (se faktaboks).

– Men vi har lært at vi må tilrettelegge mer for sammen å kunne stille spørsmål, reflektere og lufte ut frustrasjoner – i tillegg til undervisning og trening. Hvorfor er det viktig med tilbakemeldingskultur, og hvordan er det med tilbakemeldingskulturen oss imellom? Tør og tåler vi gjennomsiktigheten og sårbarheten dette innebærer? #åpenhet, #sårbarhet, #støtte, #gjennomsiktighet, #utvikling. Det er nettopp derfor vi nå i langt større grad vektlegger VI’et.

– Ledelse «på gølvet»

– Vi virksomhetsledere er også alle sammen langt nede «i materien» og ikke oppe i administrasjonen. Alle ledere er tett på, det er ingen som driver med fjernledelse. Dette er viktig for at det ikke bare skal bli prat, sier Kine Norbom, virksomhetsleder i Livsmestring 1.

– I tillegg spiller selvsagt ressurspersonene en stor rolle, og erfaringskonsulentene våre.

Men dette med å utvikle en tilbakemeldingskultur går selvsagt inn i organisasjonen som helhet – og dermed blir prosessen dynamisk, og en har en mulighet til å få alle med. Ansatte må være trygge nok til å gi tilbakemelding, og ledelsen må ønske å motta den.

Når de ansatte kommer med faglig funderte tilbakemeldinger og tør å stille spørsmål, kommer motforestillingene frem i lyset. Lederne må ha et oppriktig ønske om å gå noen runder – igjen. De må lytte til de innspillene som kommer.

– Slik er det når vi etablerer nye ting, og vi jobber slik opp mot andre etater, innad i virksomheten også, sier Norbom. – Det er en øvelse, vi må øve på det hele tiden.

Det er også trolig av betydning at recovery som perspektiv også blir jobbet inn i avdelingene, med blant annet ressurspersoner som skal holde tak i dette perspektivet og utarbeidelse av veiledningshefte og egne fagdager. 

Implementeringstoget går!

To ganger i semesteret vil det gå et implementeringstog, utviklet av Mossik (se faktaboks). Det tar utgangspunkt i FIT-trappa. Den bygger på tilbakemeldingene som er kommet fra Fredrikstadhjelpa, og det tenkes at dette er viktige steg for å lykkes med implementeringa.

Ledelse, ressurspersoner og avdelingsledere fra alle etater mottar denne informasjonen samlet, og tar med seg presentasjonen og gjennomfører fagdager i sin avdeling.

Tjenesteutvikling på bakgrunn av tilbakemeldingene

På individuelt nivå ligger det i kortene hvordan en kan endre blant annet innhold, form, tidspunkt og sted på bakgrunn av tilbakemelding. Men hvordan er det når det gjelder tjenesteutvikling?

Ifølge forskninga Scott Miller viser til, må man ha 30-60 klientforløp for å få gyldige data – det vil si sammenligne opp mot «benchmarks» (referanseindeks – basert på tusenvis av klientforløp).

– Vi er ikke der enda, men noen av oss i Fredrikstad har bikket 50 klientforløp! forteller Mossik.

– Men det å slutte med å gjøre ting som ikke virker, ta et steg tilbake, se om en kan gjøre noe annet, spille på andre avdelinger – altså ikke bare pøse på mer av det samme – det kan vi gjøre allerede nå, sier avdelingsleder for Fredrikstadhjelpa, Morten Beiermann.

-Likeledes det å systematisere tilbakemeldingene, for så å finne nye veier – da kan man se at andre typer faggrupper bør inn, eller ny kompetanse. Få metoder får frem så mye mestring som for eksempel musikkterapi gjør, fortsetter han.  

 

FIT-trappa
  1. Forskning (the WHY? / hensikt)
  2. Kultur (vi! – gjennomsyret implementering)
  3. FIT = metode? (nei? -metodenøytral?)
  4. Logg deg på (tekniske hjelpemidler; Pad / tlf +FIT Outcomes)
  5. Presentere for klient (å eie FIT)
  6. Alliansekrakken (klinisk bruk – ORS/SRS intervju, hva er viktig for deg?)
  7. Graf (lese – forstå- prediksjon- bruke med klienten)
  8. Gruppekonsultasjon (ikke terapi for terapeuten – hjelp til å presisere Alliansekrakken)
  9. Én–til én konsultasjon (selvutvikling)
  10. Data / statistikk (NB: forsiktig med hva vi sammenligner med!)
  11. Målrettet trening (deliberate practice)
Temaside

Mer om

Praksiseksempler Tilbakemeldingsverktøy Fit

Les også

Publisert: 23/10/2018

Erfaringer fra FIT (KOR)-implementering i Kristiansand

Publisert: 15/1/2019

Rana er FIT-hovedstaden i nord

Publisert: 30/4/2021

Fagfolk spiller hverandre gode med FIT 

Publisert: 18/1/2022

– Det må få en reell effekt det folk svarer når vi spør 

Publisert: 14/11/2023

– Med Helsehuset har vi samlet forebygging og psykisk helse og rus på en måte som er unik i Norge  

Aktuelt
Publisert: 20/1/2025
Webinar

Konkrete tips for å beholde seniorer i arbeidslivet

– Veldig få kommuner har en strategi for å beholde seniorer i arbeid. Her er det en jobb å gjøre.

Siste fra Kunnskapsbasen
Publisert: 16/1/2025
Foredrag

Tre grep kan løse utfordringen med for få yrkesaktive hender i 2050

– Norge får flere eldre og færre yngre og vil komme til å mangle arbeidskraft. Men mye kan gjøres, for å forebygge dette.

Publisert: 03/12/2024
Praksiseksempel

Tar grep for å gi innbyggerne i Lillestrøm lettere vei til psykisk helsehjelp

– Vi har ryddet i tilbudene, slik at det skal bli enklere for de som bor her i kommunen å bruke oss